Введение.
В этом разделе мы будем рассматривать возможность доступа пользователей Kablink к записям, папкам и рабочим областям для тех, кто хочет делится с другими пользователями Портала для просмотра и редактирования контента обсуждаемых вопросов. Тема общих записей не нова, практически каждая платформа включает такой вид сервиса в свои решения, Kablink не исключение. Ознакомившись с материалом вы узнаете и освоите технологию работы с разделяемыми ресурсами, воспользовавшись широкими возможностями Kablink.
Понятие общего доступа.
Общий доступ в Kablink позволяет организовать совместное использование контента публикуемого в рабочих областей и папках между внешними и внутренними пользователям. Назначение прав доступа для общих ресурсов, после утверждения администратором kablink, определяется владельцем этого ресурса расположенного в рабочей области пользователя. Для kablink работает парадигма прав доступа, к общим ресурсам рабочих областей, папок и файлов находящихся в них, для пользователей и групп. Пользователи могут быть внутренними и внешними, как отдельными лицами, так и в составе бизнес групп или команд, таким образом осуществляется разграничение и строгий доступ к разделяемым ресурсам. Когда владелец общего ресурса принимает решение о совместном использовании объекта, он проводит необходимые манипуляции в своей рабочей области, после чего всем участникам приходят сообщения на e-mail с указанием ссылки на разделяемый ресурс, а в их рабочей области в папке, отображается элемент доступного ресурса. Для понимания выше сказанного приведём пример, есть три пользователя А,В,С, пользователи А и C имеют одинаковые права доступа к файлу находящийся в папке у A пользователя. Пользователь А предоставляет доступ к файлу пользователю В с правами чтение, пользователь С предоставляет доступ к файлу пользователю В на чтение и запись, в результате этих действий пользователь В получает права чтения\запись на файл пользователя А.
Установка прав доступа для общих ресурсов.
Настройка управления прав доступа к разделяемым ресурсам в Kablink разделены на три уровня:
- Уровни управления.
- уровень сайта (Портала),
- глобальных рабочих областей
- рабочих областей папок и записей
В Kablink действия пользователей, которые могут иметь доступ к разделяемым ресурсам определенны следующими ролями:
- Роли управления.
- зритель(Читатель) -— только просмотр общих ресурсов
- редактор — просматривать и изменять общие ресурсы
- участник — переименовать, перемещать, удалить общие ресурсы
- повторно делиться — разрешает получателю общего доступа делиться элементом с другими пользователями
Уровень Портала.
Прежде чем перейти к рассказу о правилах работы с общими ресурсами Kablink, необходимо предварительно установить разрешение на уровне Портала для пользователей Kablink, которые имеют права доступа к выполнению действий с разделяемыми папками и файлами в своей рабочей области. Для этого имея права администратора, войдите в административную панель и выберите в разделе 
система, в окне настроек общего пользования необходимый режим прав для пользователей и групп, если требует политика безопасности определите белый/черный список ограничений для определённой категории пользователей.
Уровень глобальных областей.
Но это ещё не всё, для выбора глобальных разрешений управления общими ресурсами необходимо установить права на уровне корневых рабочих областей где будут использоваться разделяемые ресурсы. Щелкнув по иконке 
перейдите в нужную корневую рабочею область, используя иконку 
находящеюся около области, определите пользователей и группы для управления ролями действий пользователей применяемых для общих ресурсов. Установить необходимые права доступа для разделяемых ресурсов можно при нажатии кнопки управления общими правами, при условии целесообразности использования совместного доступа для членов этой области.
Уровень рабочей области, папки и записи.
Теперь, когда все предварительные действия выполнены можно перейти к настройкам выбранных общих ресурсов, непосредственно в рабочей области пользователя. Мы, на примере одной папки с публикацией покажем, как работает система раздельного доступа к файлу в области пользователя. Опубликуем файл с именем «отчёт» 
в рабочей области пользователя user, он недавно работает в компании и не имеет достаточного опыта, поэтому его работу проверяет более опытный пользователь aduser, которому надо открыть совместный доступ к файлу «отчёт» с правами чтения\запись. После того как пользователь user подготовил и опубликовал в папке документы файл «отчёт», он переходит к тонким настройкам разрешений, для общего доступа, щёлкая по иконке возле папки.
Дальнейшие его действия сведены к выбору пользователя или группы, после чего необходимо назначить роли и права для доступа к файлу, при необходимости можно предоставить доступ для для всех пользователей кому требуется информации находящиеся в файле отчёт.
Распишем и покажем наши действия по шагам, предполагая, что Вы уже знакомы с основными элементами управления в области пользователя. В рабочей области пользователя нам открывается возможность настроить общий доступ на уровне его рабочей области, папки и файла. Как видно самым высоким, в иерархии, является уровень доступа к рабочей области, здесь надо быть очень осторожным т.к пользователю открыт доступ к любой папке области пользователя. Что бы узнать свои права на управление общими ресурсами достаточно щёлкнуть по ссылке настроек области. Уровень папки позволяет создать разделяемый ресурс на все файлы, которые будут публиковаться в этой папке. Самым низким, в иерархии, является общий доступ на уровне файла, здесь пользователь ограничивается доступом, только к одному или нескольким публикациям в папке, причём как видно из примера, настроить доступ к файлу можно двумя способами. Теперь после всех действий и манипуляций показных выше, посмотрим, как выглядит то что мы сделали заглянув в папки контролирующие общие ресурсы пользователей user и aduser.
Форма «Общий доступ».
Остаётся рассмотреть форму «Общий доступ» — является типовым для области, папки и файла, в неё включены следующие элементы, кнопки и поля:
- Поля и кнопки формы.
- поле выбора пользователей и групп
- оповещение для внешнего пользователя
- значок просмотра прав разрешений на общий доступ
- поле, доступ открыт для
- кнопки роли и права и с кем делится
- кнопка справочной информации о ролях
- кнопки выбора ограничения действия разрешений
- поле примечаний, отображается у пользователя
- кнопки оповещений о новых изменениях в разделяемых ресурсах
Маскировка общих ресурсов.
Под маскировкой общих ресурсов мы понимаем их сокрытие в папках визуального контроля общих файлов, «Доступ открыт мной» и «Доступ открыт мне«, причины по которым необходимо прятать информации под грифом общие ресурсы могут быть различными, мы не станем на этом останавливаться, нам важно показать, как это работает. Чтобы замаскировать, спрятать общий ресурс необходимо перейти в одну из выше указанных папок и выполнить действия как показано на фото, для снятие блокировочной маски с общего ресурса, необходимо перейти в правый верхний угол, рядом с поисковым полем, щёлкнуть по значку 
после чего выбрать необходимую кнопку.
Использование URL ссылок.
Ссылки URL — удобный и быстрый способ навигации по контенту Kablink, для каждой записи, папки и рабочей области применяются URL определяя поиск нужной записи, папки или рабочей области, ориентируя пользователя на страницах Портала. Ссылки имеют ещё одно важное значение при коммуникации пользователей Kablink, они служат указателями пути в разделы Портала, при обмене по электронной почте. Почтовый клиент принимая письмо с Портала, сообщает пользователю ссылку URL на запись, щелчок по ссылке позволяет сразу производить скачивание файла, что сокращает количество кликов и оптимизирует технологию работы с информацией.
При работе с URL, пользователь должен быть авторизован и иметь права доступа к записи, папке или рабочей области..
Информация о URL располагается на всех страницах Kablink где есть публикации, пользователю достаточно будет перейти на нужный ресурс и нажать на кнопку расположенную в нижнем колонтитуле выбранной страницы, скопировать URL и отправить по e-mail или выставить на Главной странице, создав комментарий для скачивания. Доступен также вариант передачи по e-mail содержимого формы-бланка самой записи, где указывается информация о записи и её URL для скачивания, причём для оповещения по e-mail, доступны два варианта движков передачи сообщений, с использованием smtp корпоративной почты или встроенного в Kablink smtp почтового протокола передачи данных. В любом случае будет загружаться Ваш любимый почтовый клиент, установленный на рабочей станции пользователя. Рассмотрим ещё одну кнопку, которая относится к URL, с помощью неё можно менять само значение URL, а так же вносить изменения временных интервалов действия ссылки на Портале.
Заключение.
Возможность расширения функциональных действий Kablink за счёт использования доступа пользователей к общим ресурсам, значительно увеличивает гибкость применения публикуемого контента Портала в решении производственных процессов и бизнес задач. Ответственные сотрудники, пользователи Портала, формируя повседневные мероприятия в организации, с помощью разделяемых ресурсов, в режиме реального времени публикуют требуемые материалы, назначая время «жизни» документа. Таким образом выстраивается рабочий ритм и мониторинг выполнения решений, которые можно отслеживать по журналу посещений. Простой пример использования общих папок, публикация меню столовой организации с временным сроком прекращения действия документа, один день, надеюсь в Вшей организации меню меняется каждый день.
Безопасность, при использование общих ресурсов, зависит прежде всего от владельца ресурса. Необходимо выстраивать доступ к общим папкам, записям и рабочим областям таким образом, что бы не нарушалась стратегия безопасности kablink в целом. Самый лучший вариант — допускать к действиям для управления разделяемыми ресурсами ограниченное число подготовленных и обученных пользователей Портала, держите всё под своим контролем, используя механизм подписок и оповещений о действиях пользователей Kablink.
