Управление навигацией поискового сервиса Портала Kablink.

Введение.

 В этой обзорной статье речь пойдёт о таком важном механизме сервисного обслуживания Kablink, как поиск необходимой информации. Многие задачи и бизнес процессы целиком или частично выстраиваются именно на быстром нахождении нужной информации. Современные скорости производственных и бизнес задач во многом зависят от быстрого поиска и нахождения ключевых материалов и справок, от которых зависит выбор оперативных решений. Администратор, работая из последних сил, для создания дизайн сайта или Портала организации, делая его страницы привлекательными для посещения пользователей, может не учесть того, что когда потребуется срочно, по ключевым словам, найти нужный материал, система начнет "виснуть" или выдавать пустой экран, тогда интерес к платформе станет значительно снижаться, а следовательно и финансирование проекта будет пересмотрена. Поисковый механизм Kablink встроен в каждую страницу Портала, что бы им воспользоваться необходимо перейти в правый верхний угол интерфейсного окна и выполнить действия которые будут приведены ниже.

Содержание.

 Прежде чем приступить к обзору работы поискового механизма Kablink, давайте вернёмся к административным задачам и ещё раз взглянем на такой элемент административной панели, как индексация Kablink. Хорошо работающий процесс индексации — залог успешной работы поискового индекса. Пользователь не видит, что происходит внутри kablink, а там кропотливо и непрерывно работает ситсема индексации Портала, выводя на экраны пользователей Kablink их поисковые запросы. Ознакомится с основами работы поискового индекса Kablink можно прочитав абзац "Поисковый индекс", статьи "Консоль администратора" раздела "Администрирование Kablink".

 Базовый поиск.

 Самым простым, быстрым и не требующим специального обучения, является основной — базовый поиск. Здесь любому пользователю предлагается напечатать в поисковом поле несколько букв или начальных фраз, после чего нажать клавишу Enter. Также имеется возможность выполнения базового поиска по ключевым математическим алгоритмам с  использованием следующих сценариев:

  • AND, OR, или NOT между двумя терминами, по умолчанию AND — поиск записей содержащих два термина или словосочетания
  • двойные "" кавычки вокруг фразы — поиск по фразам
  • после имени поля стоит двоеточие : и { } — поиск по имени в пределах диапазона дат. Пример name:{20151103* TO 202101108*}
  • звездочка (*) после фрагментов слова — поиск слов с указанного фрагмента
  • знак (?) — замена любого отдельного символа
  • знак (~) после термина — ищет приблизительное совпадение по слову
  • знак (^) после термина — при поиске нескольких слов
  • знак (-) перед словом — исключает слово из поиска

 Поиск людей, мест и тегов.

 Сделать поиск оптимально — целевым позволяет алгоритм выбора критерия нахождения предметов поиска: только по пользователям, местам где эти пользователи наследили и небольшим закладкам — тегам оставленных всё теми же пользователями на страницах Kablink. Выйти на данный вид поиска позволяет нажатие по иконке search возле поискового поля, после чего надо выбрать необходимый запрос.

  • люди — поиск рабочей области пользователя
  • места — поиск папки или рабочей области
  • теги — поиск в рабочих областях, папках или записях тегов

 Поиск начинается сразу после начала ввода первых символов, далие из выпадающего списка необходимо выбрать предмет поискового запроса, щёлкнув по нему мышкой.

 Расширенный поиск.

 Использование расширенного поиска позволяет создавать целевые поисковые выборки, строго ограничивая их критериями и фильтрами при обращении к базе данных Kablink. Конечно это несколько сложнее чем базовый поиск и требует от пользователя понимания этого процесса и навыков использования поиска в расширенном режиме. При успешном освоение методики расширенного поиска можно быть уверенным, что любая информация Портала будет найдена. Критерии расширенного поиска приведены ниже, включить режим расширенного поиска можно щёлкнув по иконке search и в раскрывающем окне выбрать необходимый режим, так же поиск доступен из любой страницы основного поискового запроса.

Общий вид страницы поиска по расширенным критериям содержит поля и условия, которые можно добавлять или удалять при создании запроса.

    Расширенный поиск
    • искать по всему сайту — поиск предметов производится по всему сайту
    • поиск в папке "Мои папки" — поиск файлов и папок находящихся в каталоге «Мои файлы»
    • поиск в папке "Доступ открыт мне" — поиск файлов и папок находящихся в каталоге «Мои файлы»
    • поиск в "Доступ открыт мной" — поиск файлов и папок в каталоге "Доступ открыт мной"
  • Места — раздел позволяет ограничить поиск определенным положением и местом
    • домашняя рабочая область — поиск по всему дереву рабочих областей
    • искать во всех вложенных местах — запрос на поиск ниже корня выбранного в дереве рабочей области
    • искать удаленные элементы — поиск элементов, перемещенных в корзину
  •  Параметры результатов поиска — раздел позволяет ограничить поиск по количеству элементов
    • Элементов на страницу — ограничивает выбор количества показанных результатов поиска на экране
    • Слов на элемент — ограничивает количество слов, отображаемых для каждого результата поиска
    • Сортировать по — устанавливает способ сортировки результатов поиска
    • Сортировать по (вторично) — устанавливает способ сортировки результатов поиска по вторичной категории, сужает полосу поиска
  • Авторы — производит поиск элементов по автору
  • Теги — производит  поиск по глобальным и персональным тегам
  • Рабочий поток — поиск элементов, к которым применен определенный рабочий процесс
  • Атрибуты записи — поиск на основе элемента, записи выбранного пользователем
  • Последние действия за дни — поиск  активных предметов в течение последних 1, 3, 7, 30 или 90 дней
  • Даты создания — поиск предметов по интервалам дат
  • Даты изменения — поиск предметов в зависимости от интервала дат последнего изменения 
  • Тип элемента — выбор поиска предмета записи: рабочая область,  папка,  пользователь,  прикрепление,  запись или  комментарий/ответ

Сохранение результатов поиска.

 Фиксированные результаты поиска, позволяет сократить время при обращении к этим элементам повторно. Такие запросы возникают во время выполнения бизнес задач или в ходе решения производственных мероприятий для оперативного поиска необходимой информации. Прежде чем создать закладку, которая появится в окне "Сохраненные поиски", необходимо этот запрос выполнить используя базовый или расширенный способ. Приступить к поиску можно сразу, если вы уверенны, что он даст нужный результат, нажав для этого на кнопку "Вид" далее в соответствующем поле ввести имя поиска. После сохранения результатов, ваш поисковый индекс будет хранится в память Kablink и в поисковом окне. Удалить запрос из памяти Kablink можно щёлкнув по флажку, около названия соответствующей закладки. Управление фильтрами, является ещё одним способом для создания поисковых закладок, для этого возле окна фильтра поиска, воспользуетесь кнопками для создания ссылочных фиксаций. Закладки могут быть локальными или глобальными — доступными для любого пользователя или гостевого просмотра. В заключение отметим ещё одну возможность установки поисковых закладок, из панели настроек аксессуаров рабочей области пользователя, которая появляется при нажатии кнопки "Моя рабочая область".

Поиск эксперта в предметной области.

 Эксперты — пользователи, которые хорошо осведомлены в вопросах формирующего проекта стоящего перед командой — являются "локомотивом" этого проекта. Для Kablink такими пользователями являются все те, кто больше других участвовал в обсуждении определённой темы, оставляя наибольшее количество записей в дискуссиях или редактировании опубликованного материала. Для примера, можно попытаться найти того, кто больше всего вносил изменений в файл отчёт, который необходимо срочно представить на совещании. Выше мы уже производили поиск файла отчёт, но там наша задача была сохранить результаты наших поисковых манипуляций в виде фиксированной закладки. Теперь, для того что бы найти эксперта, надо предварительно выполнить все шаги по поиску файла отчёт, как описано выше, после чего нажать на панели инструментов кнопку "Вид" и посмотреть, кто из пользователей имеет наивысшую рейтинговую оценку при обсуждении или редактирования публикации с именем отчёт.

Поиск рабочей области или папки.

 Искать места с интересующими пользователя темами или дискуссиями позволяет методика, которая по своим действиям похожа на ту, которая приводилась выше. Допустим надо узнать, где обсуждается или обсуждалась тематика подготовки отчёта, о котором говорилось выше. Мы привычно пишем в поисковом поле нужное слово отчёт, после чего система выдаёт результат поиска, теперь нам остаётся выполнить действия, как уже описывалось выше и посмотреть рейтинг мест, где система определила наивысший критерий поиска обращений к файлу отчёт.

Заключение.

 Для пользователя Kablink, возможность грамотного и быстрого использования в своей работе поискового механизма, предоставляет некоторое преимущество перед другими сотрудниками, при выполнении своих рабочих обязанностей. Достичь хороших навыков и умения в поиске информации на Портале, можно только практикой выполнения поисковых запросов и "погружением" в поисковую технологию не только в работе с Kablink, но и при использовании других платформ, которые будут встречаться в Вашей работе. Работа с Kablink послужит примером практического освоения и анализа построения запросов, при поиске необходимой информации. По мере наполнения Портала различными ресурсными материалами, будет увеличиваться сложность при выполнении поиска публикаций, которые бы соответствовали запросам пользователей. Чем алгоритм поискового запроса точнее построен, тем поисковая выдача будет лучше фильтровать вывод результата поиска. Например, пользователь хочет найти материал по конкретному отчёту, не в виде многостраничного вывода, где будут собраны сведения о всех файлах имеющих имя отчёт, после чего придётся щёлкая мышкой "заглядывать" в каждую ссылку для поиска нужного материала, а в виде одной экранной страницы. Используя мощные возможности поискового механизма Kablink, администраторы и опытные пользователи Портала могут создавать удобные кнопки и закладки, которые можно будет использовать для представления пользователям в их работе.