Введение в администрирование Kablink - общие понятия.

  В этом разделе приводится обзор общих вопросов управления Kablink с которыми чаще всего будут сталкиваться администратор. Также будут рассматриваться некоторые интересные папки, которые отсутствуют в персональных рабочих областях пользователей не только kablink но и Vibe при установке из коробки. Владение администратором в полной мере знаниями функциональных возможностей Kablink, позволит в дальнейшем применять этот набор, выбирая из него нужные инструменты для успешного решения задач заказчика.

Содержание.

 Папка обсуждений  — интересна при обмене мнениями о создаваемых и текущих проектах и обсуждении вопросов относящихся к деятельности всего предприятия в целом. В папке обсуждений можно создавать темы по интересующемся вопросам, члены команды могут принимать участие в обсуждение, при этом участники команды начинают сразу "видеть" новую тему в своих персональных областях и получать оповещения по электронной почте с приглашением к обсуждению новой темы. Папка обсуждений может быть полезна при использована в качестве форума для организации, если это разрешено политикой предприятия.  

 Папка этапов  — полезна для назначения и контроля действий при выполнении задач пользователей - членов команды. Количество задач входящих в этап может быть несколько, если это необходимо при выполнении всего проекта в целом. Строгая последовательность, наглядность представления и протоколирование всех действий, позволяет успешно решать большой круг поставленных вопросов.

 Папка отраженные файлы — является особым типом папок для хранения информации непосредственно в файловой системе сервера, вместо базы данных Портала. Kablink начинает "видеть" и синхронизировать содержимое отражённой папки, каждый раз включая её содержимое в поисковый индекс. Механизм отраженных папок позволяет зеркально отображать локальное хранилище при доступе по протоколу WebDAV, используется в основном для хранения файлов больших размеров.

Важно: при создании резервных копий Kablink необходимо включать в архив зеркальные папки

 Папка вики — привычное для многих название, применяется в основном для общения и обсуждений общих коллективных тем, содержит в себе связанные веб-страницы, которые могут быть изменены авторизованными пользователями, очень полезна для создания публикаций группой авторов объединённых общими интересами, лучшим примером вики в интернете является википедия..

 Вопросы администрирования Портала можно разделить на две части — для администратора(ов) и групп опытных пользователей, которые собственно и будут управлять коллективами и рабочими областями. Вероятно не следует сразу "грузить" пользователя при обучении слишком большой информацией о всех возможностях программного продукта kablink. Здесь необходимо прежде всего дать некоторое время на освоение оконных интерфейсов, терминологии и самой идеи которую должен нести Портал. Но и это не главное, от того что небольшая группа людей освоит управление kablink проку не много, необходимо правильно изложить, организовать структуру папок и областей, сделать удобным доступ и просмотр страниц Портала пользователям организации, не зависимо от их компьютерной подготовки и грамотности. Необходимо выстроить навигацию на Портале таким образом, чтобы получить возможности быстрого доступа и перехода на нужный ресурс, при наименьшем количестве кликов мышью. Внешнее оформление Главной страницы Портала должно быть таким, чтобы у людей сложилось привычное представление о том где он находится. Здесь видимо необходимо придерживаться некоторого консерватизма в оформлении оставляя привычный вид главной страницы неизменной. Пользователи и посетители должны привыкнуть к расположению основных разделов и тем, быть уверенными в своих действиях, создавать в своих браузерах закладки для быстрого доступа к нужной информации. Учитывая всё вышесказанное можно уверенно говорить о том, что при достаточно продуманном планировании, подготовки и развёртыванию Портала на основе kablink администратору удастся избежать многочисленных вопросов со стороны пользователей.

 Вышесказанное подкрепим простым примером подхода к решению некоторой задачи пользователем, имеющего учётную запись на портале, который обладает общими навыками работы с ПК. Допустим ему требуется ежедневно публиковать некие сведения, к примеру меню столовой, предполагая, что каждый день информация будет меняться и это естественно для меню, хотя организации бывают разные. Это возможно осуществить публикуя меню в папке Портала, для чего ему надо будет каждый раз проходить регистрацию и выполнять рутинные действия с файлом. Уверяю, что эти простые для нас действия, которые выполняются на раз, для некоторых являются непреодолимыми, т.к всё время, что то забывается, а для администратора постоянной заботой ходить и объяснять всё заново. Но можно решить задачу и по другому, создать папку с именем "Меню", присвоить этой папке электронный адрес, записать этот адрес в контакты почтовой программы пользователя, который составляет меню столовой,  пользователю остаётся отправить документ по выбранному адресу. Задачу можно расширить, самим администратором, автоматизировав процесс так, что по истечению 24 ч старое меню будет автоматически удалятся в папку "Архив меню". Для контроля действий пользователя, ответственного за меню, можно создать подписку на папку "Меню", теперь при попадании на Портал документа, пользователю на п/я вернётся копия публикации.

 После решения вопросов организационного характера касающегося структуры и тематики Портала, неизбежно встанет вопрос организации обучения тех, кто будет управлять содержимом kablink на постоянной основе или привлекаться на различных стадиях создаваемых проектов, в областях и папках принадлежащим как отдельным пользователям так и подразделениям в целом. Здесь единого мнения быть не может всё зависит от характера и важности задач возлагаемых на kablink, можно подготовить презентацию, развёрнут подробную справку, пригласить опытного преподавателя для обучения, организовать платные курсы и т.д вариантов много.

 Теперь рассмотрим вопросы которые должен знать администратор и опытный пользователь которому будет доверенно управлять своей рабочей областью или рабочими областями коллектива.

 Создание и обслуживание рабочих процессов и папок — здесь хочется отметить, то что рабочие процессы(бизнес процессы) являются сложным инструментов, но отличным сервисом, пользователю, пусть даже и опытному справится с этой задачей будет сложно, лучше всего если администратор(ы) сами будут готовить WorkFlow и импортировать в нужную папку или пересылать ответственному для импорта в нужную папку.

 Контроль доступа пользователей к рабочим областям и папкам включает в себя  назначение прав доступа к различным задачам и публикациям, а также включение их в различные группы(команды).

 Создание дизайна папки или рабочей области для привлечения посетителей  — здесь хотелось бы отметить неоднозначность задачи, администратор вправе устанавливать общий шаблон для всех рабочих областей и папок Портала определяя тем самым единую политику оформления тем, так в общем то и поступают в большинстве организаций для формирования корпоративного стиля.

 Создание Целевых страниц — под целевыми страницами в Kablink понимают то, что называется Главными страницами т.е их может быть несколько в основном это сделано, что бы выделить проект или проекты и дать общее представление о поставленной задаче в её красочном оформлении. Всё это правильно, красиво и даёт ещё большею гибкость в управлении Порталом, но наверное лучше когда есть одна Главная страница - меньше путаницы, да и пользователю не надо будет объяснять как создавать Целевую страницу.  

Внимание: Целевую страницу нельзя создать в домашней области.

 Создание вида для просмотра Рабочих областей и папок — здесь опять же предполагается, что опытный пользователь должен уметь вносить изменения в оформлении рабочей области при возникновении новых задач или срочных оповещений в виде объявлений, красочных картинок и стиля оформления.

 Создание настраиваемой папки для публикаций — подразумевает, что опытный пользователь должен уметь создать папку, определить внешний вид папки настроить первый и второй вид для просмотра, а также подобрать команду для просмотра и редактирования публикуемого материала.

 Обслуживание удаленных приложений — под приложением понимают дополнительные программы, скомпилированные администратором, которые хранятся на сервере Портала. Опытный пользователь должен уметь подключать различные приложения (программы), которые предварительно должен установить администратор через панель администрирования.

 Вот собственно и всё, что должен знать, уметь и делать опытный пользователь, администратор вправе передавать часть своих полномочий опытным пользователям для управления рабочими областями команды.

Заключение.

  В обзоре задач администратора, можно было бы упомянуть о дополнительных рабочих областях, которые становятся доступны после установки и запуска kablink. Эти вопросы можно пока отложить потому, что главным на этом этапе, является решение концепции корпоративного Портала, его наполняемость, оформление Главной страницы, выбор логотип и favicon организации, анализ статистики материалов которые должны быть на Портале.  На первых шагах становления Портала необходима реклама возможностей Kablink в любом медиа виде, презентация, видео ролик..., но и это не главное — стабильная и ровная работа Портала, способна обеспечить большое доверие пользователей к Kablink.

  • Документация Kablink.