Обзор электронной почты kablink.

Введение.

 Электронная почта Kablink оказывает большое влияние на функциональную гибкость Портала в целом и его бизнес задачи в частности. По сути это универсальный сервис, позволяющий зарегистрированным пользователям и гостям kablink в реальном времени осуществлять и управлять процессами формирования контента, изменять и удалять или создавать историю тех из них, которые свершились в текущий момент времени. Сам механизм почтовых сообщений Kablink строиться на классическом протоколе SMTP, приёма и отправки электронной почты обеспечивая таким образом совместное использование механизма клиент - сервер, с применением пользователями в качестве клиента любой почтовой программы, установленной на их ПК.

 В предыдущих разделах мы ознакомились с основными навыками управления kablink, используя в качестве инструмента — консоль администратора. Теперь остаётся рассказать о таком важном сервисе взаимодействии с Kablink, как электронная почта — являющееся важной частью бизнес процессов в организациях и предприятиях. Понимание и умение использования почты Kablink, позволит администратору, выстроить работу пользователей с контентом и документами Портала наиболее технологичным образом, применяя эффективные решения для достижения конечных результатов. Администрирование и глубина погружения для управления электронной почтой kablink делится на три части: консоль администратора, рабочая область, рабочая папка, документ.

 Электронная почта Kablink позволяет:

  • создавать почтовые ящик непосредственно в персональной рабочей области пользователя для обмена электронной почтой
  • добавлять подписку на короткие уведомления о действиях пользователей при работе с публикацией и контентом
  • оперативно перестраивать статус уведомлений в доступных рабочих областях и папках пользователей команды
  • получать отчёты о всех действиях производимых в рабочей области команды
  • создавать список рассылки гостям для уведомления о поступлении новых публикациях на Портале

Содержание.

 Входящая почта.

 По умолчанию, после установки kablink из коробки, Портал может работать только на приём почтовых сообщений отправляемых пользователями, на e-mail адреса любой назначенной для этого папки kablink, при условии - Портал должен иметь MX запись в DNS предприятия. Назначить e-mail адрес папке может владелец рабочей области или администратор, выполнив действия о которых будет рассказываться ниже, используя в качестве семантического названия папки, тематику задач выполняемой папки.

Исходящая почта.

 Встроенный в Kablink SMTP движок, позволяет настроить электронную почту Портала для отправки исходящих сообщений из рабочих областей, папок и веб-бланков публикаций, тем самым существенно расширяя возможности Портала. Для того, что-бы включить SMTP kablink, необходимо выполнить расширенные настройки Портала, о которых можно ознакомиться здесь.

Администрирование почты.

 Администрирование электронной почты Kablink, осуществляется с помощью консоли администратора. В разделе "Система", находится пункт ''Электронная почта'', здесь администратор имееет возможность осуществлять тонкие настройки для исходящих сообщений. На предыдущем снимке показана настройка только для исходящей почты, включить разрешение для входящих сообщений можно после того, как будет запущен SMTP, о чём говорилось выше. Изменить шаблоны полей почтового сообщения, можно в разделе "Настройка завершения имён", тип шаблона имеет расширение .vm, делается это редко, т.к острой необходимости в этом нет, разве что, блеснуть перед начальником, создав поля для корпоративной почты вашей организации с логотипами и символикой. Контролировать работу почтовой службы kablink позволяет трассировка журналов e-mail сообщений, доступ к которым можно получит выбрав из списка отчёт по электронной почте.

Управление почтой.

 Управление почтовыми адресами для рабочих областей и папок осуществляется с помощью настроек eml3 расположенных непосредственно в окне области, папки и сводится к присвоению e-mail имени выбранному ресурсу. Выполнить назначение имени адреса электронной почты может только хозяин рабочей области, папки или администратор Портала. В документации к kablink, указывается специальный пользователь, который может выполнять функции управляющего рабочими областями, но как правило всё сводится к одному пользователю — администратору, который и контролирует все процессы Портала. Сам механизм выбора e-mail выглядит, так как показано на снимке, при этом в низу окна, когда мы щёлкаем по ссылке справочной информации, выводится список адресов для выбранной рабочей области, папки среди которых появляется e-mail который мы присвоили этим ресурсам.

Управление почтовыми сообщениями.

 Выше было описано, как администрировать и управлять электронной почтой kablink, теперь расскажем, как можно оправлять сообщения непосредственно из рабочих областей, папок или публикаций, пользователям для совместных действий. Если взглянуть внимательно, то у каждого ресурса - область, папка, публикация имеется своя панель eml3 настроек, как указывалось выше, где в списке пунктов настроек присутствуют кнопки отправки сообщений в виде почтового письма с указанием имени ресурса и сопроводительного текста к нему с прикреплённым файлом. Для оперативного оповещения в качестве уведомления, используется короткая ссылка с приглашением принять участие в проекте участникам команды, коллектива или внешним пользователям. Таким образом, с помощью электронной почты kablink, формируется гибкая система управления процессами создания контента и контроля выполнения задач на каждом этапе прохождения бизнес процессов.

Управление почтовой подпиской.

 Остаётся рассказать о сервисе подписок на уведомления о событиях происходящих с записями публикуемых в рабочих областях и папках Kablink, для пользователей и гостей Портала. Здесь, для авторизованных клиентов, имеется возможность самостоятельного выбора необходимой рабочей области, папки для отслеживания обо всех изменениях в публикуемых документах, в виде сообщении по электронной почте с отображением в окне оперативной информации своей области. Гостевые посетители не имеют такой возможности, для них действует система предварительно заказа на получение информации с Kablink, для этого необходимо связаться с администратором или владельцем рабочей области, что бы он подписал их e-mail для получения оповещений в виде почтового сообщения.

Заключение.

 Использование в Kablink механизма электронной почты, существенно повышает гибкость и конкурентною способность Портала в целом. Правильная работа обмена e-mail сообщениями во многом зависит от тех настроек, которые закладываются при установке. Администратор должен понимать какая, примерно, нагрузка ложится на почтовый сервис Kablink, определить максимальный размер для сообщений с прикреплением, имена суффиксов исходящих адресов. Необходимо так же проконсультироваться по вопросу топологии корпоративной почты предприятия, для интеграции SMTP Kablink с другими почтовыми SMTP службами, что бы они могли "видеть" друг друга и "переговариваться" через DNS. Многое о работе электронной почты Kablink, можно узнать регулярно читая отчёты журналов электронной почты, где наглядно представлены объёмы почтового трафика Kablink. Вникая в синтаксис сообщений используемых SMTP kablink, администратор начинает видеть общею картину почтового трафика, оценивая возникающие при этом ошибки.  Опыт использования электронной почты Kablink показывает её хорошую надёжность и эффективность при высокой пропускной способности обработки большого объёма почтовых сообщений.

Более подробную информацию можно получить на  Kablink Документы.