Ведение.
По определению AIIM (Association for Information and Image Management) Enterprise Content Management — термин, объединяющий стратегии, методы и инструментальные средства, используемые для сбора, управления, хранения и передачи информации внутри организационного процесса. Программное средство ECM — в первую очередь репозиторий и приложения, обеспечивающие возможность простой разработки дополнительных модулей, которые служат для адаптации функций сбора, управления и передачи информации под нужды конкретной организации. Основная задача ECM, как парадигмы, — стандартизировать способы и методы хранения любой информации, а также связи между хранилищем информации и бизнес-приложениями, использующими ее. ECM управляет жизненным циклом документов. ECM отвечает за сбор, хранение и распространение информации, а также за то, как долго документы будут храниться и что произойдет с ними после истечения срока хранения. Под документами в данном случае подразумевается любая информация организации начиная от текстовых файлов, заканчивая сканированными документами и видео-записями. Ниже приводится краткий список возможностей, которым обладает Kablink для решения задач ECM.
Простота изменения системы.
ECM не предназначен для решения конкретных задач из коробки, это всего лишь платформа, Вам предстоит ее изменять и настраивать с помощью такого мощного инструмента, как java дизайнер Kablink.
Интеграция с внешними сервисами.
Пользователи получают возможность легко загрузить документ в архив с одного компьютера и выгрузить его из архива на другой ПК. Kablink позволяет сохранять единый процесс работы с документами внутри организации без потери связи документов.
Безопасность.
Система безопасности в Kablink позволяет пользователям иметь в системе уникальные аккаунты, возможность распределять права между пользователями, механизм наследования, журналы протоколирования действий пользователей, импортировать сертификаты подлинности вашего предприятия или учебного заведения.
Библиотека документов.
- Библиотека Kablink включает требования ECM:
- Полнотекстовый поиск.
- Версионность документов.
- Каталогизация документов.
- Указание авторов и времени создания/редактирования документа (метаданные).
- Просмотр истории документа (рабочего процесса).
- Конвертация документа (быстрый просмотр).
- Совместный доступ для редактирования документа.
- Оповещения по E-mail или подписка о изменении или поступлении новых публикаций.
- Конструирования веб форм с помощью дизайнера.
- Общий доступ к документу для редактирования.
- Задачи сопровождения документа по этапам выполнения проекта.
- Использования календарей в организации бизнес процессов.
- Создание корпоративного блога и wiki для поддержки корпоративного общения.
- Ведение микроблогов сотрудников, позволяет расширить коммуникацию между сотрудниками.
- Организация фото и видео сессий корпоративных мероприятий.
Наличие перечисленных выше функций значительно отличает ECM от простого хранения документов на серверах в каталогах и папках, на сайтах или настольных ПК.
Ориентированность на процессы.
В данном пункте подразумевается организация рабочих и деловых процессов с использованием Kablink, не привязанных к документам при использовании задач, этапов согласований и голосований, приводящая к какому-либо результату. Основа процесса — задачи, этапы согласования и голосования, документы должны появляться «в нагрузку» в процессе достижения некоторых соглашения или решений, в том числе и промежуточных с контролем исполнения и уведомления ответственных о каждом этапе выполнения прохождения процесса.
Масштабирование.
Построенная, в начале, система ECM на основе Kablink может быть небольшой, рассчитанной на несколько десятков процессов и пользователей. Но организация может расти и число людей увеличиться, могут усложняться процессы, а в систему вливаться новые типы задач, новые отделы, дополнительные программные продукты. В этом случае необходимо «вырастить» систему, увеличить аппаратные мощности, не останавливая при этом работу пользователей. Систему, в которой работают пользователи, нельзя выключать надолго или полностью перестанавливать платформу на новые сервера, так как это повлечет за собой остановку в работе людей, а значит и в проектах, и в прибыли.
Модификация интерфейса.
Вопрос изменение дизайна системы под корпоративный стандарт с помощью шаблонов дизайнера Kablink, становится гибкой и достаточно простой операцией при перестройки как всего Портала так и отдельных пользовательских областей.
Заключение.
Используя Портал построенный на основе Kablink, можно разворачивать большие бизнес-проекты по управлению огромным количеством создаваемого контента, сопровождая каждую задачу архитектурными возможностями ECM.
