Требования ECM архитектуры при работе с Порталом kablink.

Ведение.

По определению AIIM (Association for Information and Image Management) Enterprise Content Management — термин, объединяющий стратегии, методы и инструментальные средства, используемые для сбора, управления, хранения и передачи информации внутри организационного процесса. Программное средство ECM — в первую очередь репозиторий и приложения, обеспечивающие возможность простой разработки дополнительных модулей, которые служат для адаптации функций сбора, управления и передачи информации под нужды конкретной организации. Основная задача ECM, как парадигмы, — стандартизировать способы и методы хранения любой информации, а также связи между хранилищем информации и бизнес-приложениями, использующими ее. ECM управляет жизненным циклом документов. ECM отвечает за сбор, хранение и распространение информации, а также за то, как долго документы будут храниться и что произойдет с ними после истечения срока хранения. Под документами в данном случае подразумевается любая информация организации начиная от текстовых файлов, заканчивая сканированными документами и видео-записями. Ниже приводится краткий список возможностей, которым обладает Kablink для решения задач ECM.

Простота и удобство изменения системы.

ECM не предназначен для решения конкретных задач из коробки, это всего лишь платформа, Вам предстоит ее изменять и настраивать с помощью такого мощного инструмента, как java дизайнер Kablink.

Интеграция с внешними сервисами.

Пользователи получают возможность легко загрузить документ в архив с одного компьютера и выгрузить его из архива на другой ПК. Kablink позволяет сохранять единый процесс работы с документами внутри организации без потери связи документов.

Безопасность.

Система безопасности в Kablink позволяет пользователям иметь в системе уникальные аккаунты, возможность распределять права между пользователями, механизм наследования, журналы протоколирования действий пользователей, импортировать сертификаты подлинности вашего предприятия или учебного заведения.

Библиотека документов.

Библиотека Kablink включает в себя следующие обязательные требования ECM:

Полнотекстовый поиск.
Версионность документов.
Каталогизация документов.
Указание авторов и времени создания/редактирования документа (метаданные).
Просмотр истории документа (рабочего процесса).
Конвертация документа (быстрый просмотр).
Совместный доступ для редактирования документа.
Оповещения по E-mail или подписка о изменении или поступлении новых публикаций.
Конструирования веб форм с помощью дизайнера.
Общий доступ к документу для редактирования.
Задачи сопровождения документа по этапам выполнения проекта.
Использования календарей в организации бизнес процессов.
Создание корпоративного блога и wiki для поддержки корпоративного общения.
Ведение микроблогов сотрудников, позволяет расширить коммуникацию между сотрудниками.
Организация фото и видео сессий корпоративных мероприятий.

Наличие перечисленных выше функций значительно отличает ECM от простого хранения документов на серверах в каталогах и папках, на сайтах или настольных ПК.

Ориентированность на процессы.

В данном пункте подразумевается организация рабочих и деловых процессов с использованием Kablink, не привязанных к документам при использовании задач, этапов согласований и голосований, приводящая к какому-либо результату. Основа процесса — задачи, этапы согласования и голосования, документы должны появляться "в нагрузку" в процессе достижения некоторых соглашения или решений, в том числе и промежуточных с контролем исполнения и уведомления ответственных о каждом этапе выполнения прохождения процесса.

Масштабирование.

Построенная, в начале, система ECM на основе Kablink может быть небольшой, рассчитанной на несколько десятков процессов и пользователей. Но организация может расти и число людей увеличиться, могут усложняться процессы, а в систему вливаться новые типы задач, новые отделы, дополнительные программные продукты. В этом случае необходимо "вырастить" систему, увеличить аппаратные мощности, не останавливая при этом работу пользователей. Систему, в которой работают пользователи, нельзя выключать надолго или полностью перестанавливать платформу на новые сервера, так как это повлечет за собой остановку в работе людей, а значит и в проектах, и в прибыли.

Легкая модификация пользовательского интерфейса.

Вопрос изменение дизайна системы под корпоративный стандарт с помощью шаблонов дизайнера Kablink, становится гибкой и достаточно простой операцией при перестройки как всего Портала так и отдельных пользовательских областей.

Заключение.

Используя Портал построенный на основе Kablink, можно разворачивать большие бизнес-проекты по управлению огромным количеством создаваемого контента, сопровождая каждую задачу архитектурными возможностями ECM.