Требования ECM архитектуры при работе с Порталом kablink.

По определению AIIM (Association for Information and Image Management) Enterprise Content Management — термин, объединяющий стратегии, методы и инструментальные средства, используемые для сбора, управления, хранения и передачи информации внутри организационного процесса.Программное средство ECM — в первую очередь репозиторий и приложения, обеспечивающие возможность простой разработки дополнительных модулей, которые служат для адаптации функций сбора, управления и передачи информации под нужды конкретной организации. Основная задача ECM, как парадигмы, — стандартизировать способы и методы хранения любой информации, а также связи между хранилищем информации и бизнес-приложениями, использующими ее. ECM управляет жизненным циклом документов. ECM отвечает за сбор, хранение и распространение информации, а также за то, как долго документы будут храниться и что произойдет с ними после истечения срока хранения. Под документами в данном случае подразумевается любая информация организации начиная от текстовых файлов, заканчивая сканированными документами и видео-записями. Ниже приводится краткий список возможностей, которым обладает Kablink\Vibe для решения задач ECM.

  • Простота и удобство изменения системы

ECM не предназначен для решения конкретных задач из коробки это платформа, вам предстоит ее изменять и настраивать с помощью такого мощного инструмента как дизайнер Kablink\Vibe.

  • Интеграция с внешними сервисами

Пользователи получают возможность легко загрузить документ в архив с одного компьютера и выгрузить его из архива на другой ПК. Kablink позволяет сохранять единый процесс работы с документами внутри организации без потери связи документов.

  • Безопасность

Система безопасности в Kablink позволяет пользователям иметь в системе уникальные аккаунты, возможность распределять права между пользователями, механизм наследования, журналы протоколирования действий пользователей, импортировать сертификаты подлинности  вашего предприятия или учебного заведения.

  • Библиотека документов

Библиотека Kablink включает в себя такие обязательные требования ECM как :

    • Полнотекстовый поиск
    • Версионность документов
    • Каталогизация документов
    • Указание авторов и времени создания/редактирования документа (метаданные)
    • Просмотр истории документа (рабочего процесса)
    • Конвертация документа (быстрый просмотр)
    • Совместный доступ для редактирования документа
    • Оповещения по E-mail или подписка о изменении или поступлении новых публикаций

Наличие подобных функций в системе по умолчанию и отличает ECM от хранения документов в папках на компьютере средствами ОС.

  • Ориентированность на процессы

В данном пункте подразумевается организация рабочих и деловых -процессов с использованием Kablink, не привязанных к документам при использовании  задач,этапов,согласований,голосовании приводящая к какому-либо результату. Основа процесса — задачи,этапы,согласовании,голосовании а документы должны появляться "в нагрузку" в процессе достижения некоторых соглашения или решений, в том числе и промежуточных с контролем исполнения и уведомления ответственных о выполнении.

  • Масштабирование

Построенная система ECM на основе Kablink может быть маленькой и рассчитана на несколько десятков процессов и пользователей. Но организация может расти и число людей может увеличиться, могут усложняться процессы, а в систему вливаться новые типы задач, отделы, программные продукты. В этом случае необходимо "вырастить" систему, увеличить аппаратные мощности, не останавливая при этом работу пользователей. Систему, в которой работают пользователи, нельзя выключать надолго или полностью перестанавливать платформу на новые сервера, так как это повлечет за собой остановку в работе людей, а значит и в проектах, и в прибыли.

  • Легкая модификация пользовательского интерфейса

Вопрос изменение дизайна системы под корпоративный стандарт с помощью Kablink становится гибкой и простой при перестройки или модификации как всего Портала так и пользовательских областей.