Рабочие папки пользователя - основной инструмент управления контентом в Kablink, от понимания устройства папок, во многом зависит успех выполнения проектных заданий пользователя в будущем.

Мощные возможности Kablink, позволяют уверенно обрабатывать большие потоки документов, выстраивать задачи, добавлять календарные планы, публиковать фото и видео материалы.  Простой и понятный вид папок обеспечивает доступ к материалам Портала широкому кругу пользователей,  вне зависимости от компьютерной грамотности.

Коробочная версия Kablink включает по умолчанию семь папок, этого вполне достаточно для начала успешной работы, но при расширении требований выполняемых работ, пользователю предоставлена возможность создания дополнительных типов папок.

Перейдем, последовательно, к рассмотрению непосредственно самих папок "из нутри" и возможности построения логически связанных папок-деревьев для тематических задач.

Папка Блог позволяет вести записи по правилам блогов, таким образом пользователи могут обмениваться сообщениями в виде бесед. Для создания записи блога необходимо выполнить следующие действия, после чего в рабочей блог-папке появится новая запись. Для организации навигации предусмотрены дополнительные вкладки у кнопки сортировка,  панели инструментов. Тематические разделы можно выстраивать, создавая дополнительные блог-страницы.  Для удобства представления и доступа предусмотрены дублирующие кнопки с левой и правой стороны общей страницы блоговой папки. Вкладка "Добавить файлы" обеспечивает пакетную загрузку любой информации из выбранной папки за "один" клик мышкой и размещение большого объёма содержимого, например фотографий, в папке.  Работает kablink блог следующим образом, когда новая тема обсуждения создана, необходимо оповестить(пригласить) участников к "разговору", для этого предусмотрены кнопки совместного доступа  применительно к папке или записи, в коробочном варианте сервис, предоставления совместного доступа отключен, администратор должен настроить в "админке" разрешение пользоваться этим сервисом для пользователей. После того, как все требования к разделяемым папкам и записям будут выполнены, пользователи получат стандартные приглашения в виде сообщений,  по электронной почте, звонка телефона и др. для участия в блог-обсуждениях под "другом" в данном случае подразумевается пользователь(ли) кому предоставлен общий доступ. Сама процедура обмена мнениями проста необходимо, после получения приглашения к обсуждаемой теме ответить, для этого служит кнопка комментария, щёлкая по ней мышкой в самой форме записи блога или в окошке пиктограммы счётчика комментариев, внести запись своего ответа после чего сохранить его. Таким образом будет создаваться дерево обсуждения, при необходимости можно добавлять прикрепления.

Папка Микроблог - само название говорить, что здесь можно писать короткие замечания - напоминания по текущим вопросам работы над проектной документацией или задачей. Простота обращения с записями микроблога позволяет пользователям не заботится о трудностях при вводе информации, все действия сведены к нескольким нажатиям на клавиатуре и одному клику мышки. При первой регистрации в своей рабочей области, пользователь не увидит папки микроблог, она создаётся автоматически когда пишется первая заметка. Записи в микроблоге делятся на обшие и личные заметки, в виде напоминаний для себя. Общие заметки других пользователей микроблогов можно отслеживать непосредственно в окне панели быстрого доступа своей рабочей области, при желании можно подписываться на интересующие вас темы. Что-бы другие пользователи могли видеть и комментировать ваши заметки, предварительно необходимо определить участников просмотра заметок, для этого существует кнопка общего доступа.  В микроблоге действуют ограничения на количество введённых символов ~ 256 знаков, кнопка очистить быстро удаляет старые записи, клавиши дополнительных вкладок позволяют управлять статусом записей. В завершение следует добавить - возможность быстрого перехода к заметкам микроблогов других пользователей kablink из любой доступной публикации, щёлкнув для этого по иконке, которая присутствует практически во всех материалах Портала, также микроблог позволяет отслеживать присутствие сотрудника.

Папка Гостевая книга  ещё один тип папки небольших по размеру сообщений, доступной для просмотра всем пользователям, включая гостей, выставленная "наружу", при проектировании дизайна рабочей области пользователя. В папке гостевая книга, посетители оставляют сообщения владельцу рабочей области, например по вопросам проектных задач, встреч, презентаций, совещаний, свиданий... Для  использования гостевой книги в контексте своего названия, необходимо открыть общий доступ посетителям и гостям к записям своей гостевой книги. Работа книги для гостей устроенна так, выбрав нужную гостевую книгу на Главной странице Портала посетитель оставляет свой вопрос или текст представления в виде комментария со своими контактными данными, владелец рабочей области получает сообщение о новой записи оставленной в его гостевой книги с помощью подписки  отправляемой в свой почтовый ящик или просматривая сообщения в панели инструментов Kablink, или на панели быстрого доступа своей рабочей области. Всё происходит в режиме реального времени при минимальном количестве нажатий клавиш.

Папка Задач позволяет пользователю следить за ходом выполнения своих проектов, контролируя этапы и сроки выполнения бизнес-проекта в целом. В качестве примера, демонстрирующего возможности папки задач в области пользователя, рассмотрим выполнение задачи бизнес проекта компании.Вид окна не заполненной папки задач выглядит так, нажимаем и создаём макет нашей первой задачи, сразу отметим, что на практике заполнение всех полей не обязательно, пользователь сам выбирает нужное из предлагаемого шаблона. Итак заполняем заголовок и тело задачи, выбираем время начала и окончания, если весь день то отмечаем, когда конкретные сроки не определенны ставим количество дней в дальнейшем можно выбрать нужный календарный диапазон, кнопка очистить позволяет сбросить поля календаря для корректировки. В зависимости от важности выбираем приоритет для выполняемой задачи и пользователя для сопровождения проекта, можно из буфера обмена, в задание могут принять участие группа и коллектив пользователей, которых уведомим об этом радостном событие по E-mail. Нам остаётся установить состояние и ход выполнения задачи в процентах, в прикрепление находятся документы проекта. Отслеживать все изменения в задание будем с помощью E-mail подписки, выберите удобный для вас тип электронного сообщения. Профиль бланка задач, включает в себя поля, которые можно использовать для обмена мнениями по ходу задания приглашая для обсуждения пользователя, группу или коллектив, любому из перечисленных становятся доступны поля комментарий, текст в которых при нажатие поступают в почтовые E-mail ящики всем, кто отмечен в пункте профиля задачи. Создадим для нашего примера ещё несколько задач, после чего посмотрим как они управляются из папки, первый вид и из записи, второй вид. Общее представление папки задач теперь выглядит так, здесь мы видим последовательность продвижения логистики заданий в целом. Оперативное управление основными кнопками выведено на первый вид, здесь можно сортировать порядок задач используя для этого курсовые кнопки панели, система "светофоров" даёт зрительное представление о приоритетах в задачах, внося изменения в их порядок, возможность корректировки и сортировки даты задач, позволяет вносить изменения на "лету". В зависимости от движения задач проекта меняем состояние, просматриваем или  редактируем контактную информацию, кто в проекте, выбирая нужные поля. Количество пройденного, в процентах, отслеживаем по "градусникам", передвигая их субъективное представление, с помощью шкалы делений с фиксированными частями поля. Встроенная система фильтров служит для сортировки задач по категориям поиска. Все перечисленные выше действия доступны из второго вида, если пользователь обладает правами редактирования записи. Системная папка задач позволяет гибко перестраивать логистику проекта с помощью подзадач, встраиваемые в текущие задачи, они контролируют выполнения родительской задачи. Подзадачу можно создать, понизив уровень существующей задачи или настроить новую. Для внесения изменения в порядок выполняемых задач или подзадач служат курсоры, с помощью которых можно изменять приоритеты, повышая или понижая уровень выполняемых процессов. Важно: следите за порядком сортировки подзадач, в зависимости от положение столбцов может возникает предупреждающая надпись. В заключение отметим удобную графического форму динамического сопровождения истории движения всех пользовательских задач. Папка задач также доступна для использования в области команды.

Папка Календарь служит для управления событиями, мероприятиями и уведомлениями в персональной области пользователя. Работа календаря организованна так, что используя управляющие кнопки на панели инструментов, пользователь получает возможность гибкого доступа к нужной информации.

Управляющие кнопки календаря:

Теперь перейдём к созданию примера записи в календаре, по терминологии Kablink эта процедура называется "создать событие", нажимаем и заполняем последовательно заголовок и тело события, выбираем дату начала и дату окончания события, уточняем время начала и время окончания нашего события, если событие занимает весь день, ставим отметку. Календарь имеет повтор событий - ежедневно,еженедельно, ежемесячно, ежегодно, если в событии участвуют другие зарегистрированные участники Портала выбираем нужного пользователя, можно из буфера обмена. Для выбора участников состоящих в группах, и участников входящих в коллективы, доступны соответствующие поля. Поддержка оповещения событий, для участников, осуществляется с помощью уведомлений по E-mail с возможностью прикрепление документа для обсуждения. Мониторинг изменений обсуждаемого события календаря, осуществляется с помощью гибких вариантов  подписки, после чего все редактируемые поля в событие календаря, пересылаются на почтовый ящик пользователя. В календаре предусмотрена возможность обсуждения важных тем событий календаря с отправкой E-mail уведомлений: пользователю, группе пользователей или участникам коллектива непосредственно в их почтовые ящики. Kablink имеет возможность хранить "истории" общих событий календаря для групп и участников в папке коллектива или группы. Общее вид созданного события календаря может быть представлено, в зависимости от экрана монитора, таким или таким. Общее представление записи, с учётом всех заполоненных полей календарного события, что на практике будет встречаться не часто, может иметь следующий вид. В заключение надо отметить и то, что Kablink - прежде всего Портал для коллективной работы, где допускается открывать общий доступ к нужному событию календаря или выстроить специальную область, область коллектива, где можно разместить календарь участников коллектива.

Папка Фотоальбом здесь можно публиковать альбомы фотографий, создавая архивы снимков в рабочей области пользователя. не заполненная  папка фотоальбома выглядит так для публикации одной фотографии нажимаем и заполняем поля формы, прикрепляем и сохраняем нашу фотографию, смотрим, при щелчке по фотографии изображение увеличивается. Теперь давайте расширим информационность публикуемого снимка, используя дополнительные возможности шаблона, редактируем пояснения к фото, добавляем один снимок или несколько фотографий, смотрим, меняем порядок показанных фото, не забывая снимать галку после "перетаскивания" иначе при нажатии сохранить снимок будет потерян, смотрим, теперь удалим или поменяем фото и наконец составим пояснения к снимкам. Пользователи вероятно заметили, что некоторые кнопки из перечисленных, для удобства, выведены на панель второго вида. Следующая секция позволяет приглашать знакомых, группу или коллектив для обсуждения, оповещяя о новых фотографиях по E-mail. Используя кнопки первого вида, создадим в нашей папке фотоальбом и добавим в него несколько, снимков, навигацию выполняем с помощью: сортировки, перелистывания, перехода на целевую страницу или выбора фотоальбомы из архива. В заключение отметим возможность создания фотоальбома для совместноого пользования членами коллектива.

Папка Корзина - последняя из списка папок, при развёртывании Kablink из коробки, предназначена для сбора и утилизации удаляемой информации из персональной области пользователя и включает функцию контроля от ошибок удаления - защита от человеческого фактора. Общий вид пустой корзины выглядит так, в любой из рассмотренных выше папок присутствует кнопка удалить, при нажатие на которую kablink предлагает переместить информацию в корзину или, после предупреждения, безвозвратно удалить ненужное. Если мы перемещаем информацию в корзину, файл становится виден в корзиной папке с подробной историей удаления, пользователю остаётся только принять решение, удалить окончательно или восстановить содержимое на старое место. Демонстрация работы корзины показанно на примере одной записи, но в действительности удаляемой информации может быть много, что бы облегчить свои действия, использйте сортировку и пакетную обработку удаляемой информации. В заключение к сказанному отметим, администратор Портала Kablink может принудительно чистить корзины пользователей если в них будет много информации, учитывайте это в своей работе.

В следующей части расмотрим использование дополнительных папок и их создание, они расширяют возможности Kablink и добавляют пользователям дополнительные возможности для работы.